system zarządzania hotelami – MULTIPROPERTY

Zarządzanie wieloobiektowym przedsiębiorstwem hotelowym wymaga precyzyjnej kontroli nad wszystkimi procesami, które realizuje każdy z obiektów. Nowoczesne rozwiązania IT są dzisiaj w stanie maksymalnie ułatwić zarządzanie kompletnymi danymi. I to bez względu na liczbę obiektów. Jakimi funkcjonalnościami dysponuje scentralizowany system zarządzania hotelami? Jakie przynosi korzyści?

System zarządzania hotelami staje się niezbędny

Konsolidacja i łączenie się obiektów hotelowych to jeden z najważniejszych trendów, które można zaobserwować po epidemicznym kryzysie gospodarczym. Według najnowszych raportów tylko dziesięć największych sieci działających w Polsce skupia aż 223 obiekty hotelowe, które mają do dyspozycji 36 829 pokoi. Przez cały okres pandemii, każde z tych przedsiębiorstw budowało lub przejmowało dodatkowe nieruchomości powiększając swoją bazę i ofertę. Większość sieci deklaruje również powstanie do 2023 roku nowych obiektów hotelowych. Mają być one odpowiedzią nie tylko na rosnący ruch turystyczny, ale przede wszystkim na zmianę trendów konsumenckich. Również na nowe nawyki w podróżowaniu wewnątrzkrajowym.

Według raportu Polskiego Instytutu Ekonomicznego liczba turystów krajowych, którzy korzystali z bazy noclegowej w Polsce tuż przed pandemią (2019 r.) – przekroczyła 28 mln osób przy łącznych wydatkach na turystykę rzędu 27 mln zł. To z pewnością poziom, do jakiego rynek niebawem powróci, a nowopowstałe obiekty będą z pewnością dodatkowo stymulowały popyt na usługi hotelarskie. Jednak rosnąca konkurencyjność na rynku zmusza także do sięgania po coraz nowocześniejsze rozwiązania. Takie, które zapewnią prowadzenie precyzyjnej administracji, co finalnie przekłada się na wzrost zysków z prowadzonej działalności. Chodzi o system zarządzania hotelami.

Zarządzanie hotelami to wyzwanie

Sieci hotelowe, które dysponują kilkoma nieruchomościami są ogromnym wyzwaniem dla managerów. Muszą oni konsolidować i analizować ogromne zasoby zebranych danych. Dotychczas najczęściej praktykowanym rozwiązaniem było prowadzenie indywidualnej administracji w każdym obiekcie i analizowanie raportów zbiorczych. Takie podejście pochłania przede wszystkim ogromne nakłady pracy i może dotyczyć tylko ograniczonego zakresu danych. Alternatywnym rozwiązaniem są systemy PMS (Property management system), których funkcjonalności są stale rozwijane. Najnowocześniejsze wersje pozwalają nie tylko na automatyzowanie wybranych procesów, ale przede wszystkim na scentralizowane zarządzanie obiektem, a nawet całymi sieciami. Tak rozwinięty system zarządzania hotelami pozwala m.in. na:

  • umieszczanie i konfigurowanie kont dla wielu hoteli w jednej, wspólnej bazie danych,
  • nadawanie różnych uprawnień użytkownikom systemu (indywidualnie dla każdego obiektu),
  • dostęp do cen rezerwacji we wszystkich obiektach w systemie (możliwość bieżącego porównywania ofert i ustalania polityki cenowej),
  • bezpośredni dostęp do wszystkich obiektów w panelu rezerwacyjnym,
  • konfigurowalne raporty dla wybranych hoteli/grup/lokalizacji (raportowanie najnowszych danych w czasie rzeczywistym),
  • możliwość centralnej administracji systemem i zdalnej konfiguracji,
  • wspólna kartoteka kontrahentów, dostawców, personelu oraz gości.

System zarządzania hotelami – funkcjonalności

System zarządzania hotelami – jego najważniejszą opcją jest rozciągnięcie poszczególnych funkcjonalności na całą sieć. Dzięki temu, możliwa jest stała kontrola i współpraca między obiektami. Dotyczy to przede wszystkim takich obszarów, jak:

  • Imprezy / wydarzenia – centralny system umożliwia zakładanie kartotek wspólnych dla wszystkich obiektów (klienci, osoby kontaktowe, grupy towarowe) oraz indywidualnych (zasoby, produkty i ceny, słowniki kodów). Możliwe jest raportowanie i rozliczanie wybranych obiektów ze zrealizowanych zleceń,
  • SPA – w formule multiproperty umożliwia tworzenie spójnej oferty we wszystkich obiektach (łącznie z udostępnianiem receptur) oraz korzystanie z jednolitych kodów i ogólnych ustaleń (ceny, stawki podatku, nazwy usług),
  • Gastronomia – globalny system zarządzający gastronomią w sieci hoteli pozwala na opracowanie wspólnego asortymentu sprzedaży (PLU), zarządzanie i udostępnianie receptur między obiektami, dostęp do danych umożliwiających zamówienia lub wystawianie faktur.

Nowoczesne systemy wspierające zarządzanie siecią hoteli to również obsługa jednolitych i wspólnych kart klientów. To także wymiana informacji między obiektami, czy też możliwość dokonywania zbiorczych zakupów i negocjowanie cen. Najważniejszymi cechami systemu jest jednak możliwość raportowania i wybierania spośród wielu dostępnych parametrów każdego obiektu. Ponadto, globalny i jednolity system w całej sieci może być administrowany centralnie bez konieczności odwiedzania wszystkich obiektów. Aktualizacje i implementacje dodatkowych rozwiązań mogą być wykonywane natychmiastowo i zdalnie.