Sprawna organizacja konferencji i bankietów w hotelu z pomocą technologii
„Przemysł spotkań” to jeden z największych sektorów branży hotelarskiej. Polska od blisko dekady wykorzystując położenie geograficzne, staje się centrum spotkań i wydarzeń, a liczba uczestników robi coraz większe wrażenie. Jak dzięki nowym technologiom zyskać konkurencyjną przewagę i organizować profesjonalne wydarzenia doceniane w branży?
MICE wraca do formy
Przemysł spotkań i wydarzeń już od ubiegłego roku wraca do przedpandemicznej formy. Według raportu Polskiej Organizacji Turystycznej już w 2021 spotkania w formie stacjonarnej stanowiły 78 proc. wszystkich wydarzeń. Znacząco spada liczba spotkań w formule online, ale tryb hybrydowy staje się pewną stałą formą, która zostanie z nami na dłużej. Rośnie nie tylko liczba uczestników, ale przede wszystkim wydarzeń. Potencjał sektora jest tak duży, że kondycję sprzed 2019 uda się bardzo szybko odzyskać.
Sama branża jest również coraz poważniej traktowana co udowadnia raport zrealizowany w ramach projektu Poland Events Impact. Przeprowadzone badanie dowiodło, że sektor MICE stanowi blisko 1,5 proc. krajowego PKB, a jego wartość oszacowano na blisko 35 mld zł. We wszystkich wydarzeniach w Polsce rocznie bierze udział ok. 16 300 000 ludzi, których obsługuje 220 000 osób zatrudnionych w branży. Według danych najczęściej odbywają się konferencje i kongresy (51 proc.) oraz wydarzenia korporacyjne i motywacyjne (45 proc.).
Wiele tych wydarzeń przez ostatnie dwa lata odbywało się głównie w formie zdalnej. Wbrew zapewnieniom niektórych analityków branży, ta forma nie zdominuje branży. Skutkiem pandemii jest jednak większy udział nowych technologii w organizowaniu spotkań. To właśnie dzięki nim udaje się zoptymalizować większość zadań, oszczędzając czas i przygotowując atrakcyjne oferty.
Konferencje i bankiety pod ręką
GiP dostarcza obiektom hotelowym od 1989 roku najpopularniejsze rozwiązania informatyczne. Jednym z nich jest integralny z systemem hotelowym RH2 moduł GiP Bankiet, który pozwala managerom zapanować nad organizacją wydarzeń o różnym charakterze. Najważniejszymi funkcjonalnościami modułu są:
CRM
Pozwala tworzyć spójną bazę klientów i kontrahentów, co jest kluczowe do przygotowania spersonalizowanej oferty. Dzięki zebranym danym możemy sprawdzić historię współpracy, odtworzyć preferencje i trafnie zoptymalizować ofertę. Dzięki danym kontaktowym możemy również podtrzymywać relacje biznesowe, informować o naszych nowych ofertach i zachęcać do wspólnej organizacji wydarzeń (np. na podstawie historii współpracy).
Oferty dla klienta
Dzięki tej funkcjonalności szybko przygotujemy spójną ofertę. Wprowadzone przez nas dane zostaną dopasowane do szablonu, który uatrakcyjni sposób prezentacji oferty. Wszystkie oferty są dodatkowo przechowywane w systemie, aby zawsze mieć możliwość historycznej weryfikacji danych.
Rezerwacja sal i sprzętu
Pozwoli nam zapanować nad mieniem obiektu i dokonać rezerwacji najważniejszych potrzeb do realizacji wydarzenia. Dzięki temu nie tylko unikniemy pomyłek, ale również będziemy mogli na bieżąco kontrolować dostępność zasobów obiektu.
Kalkulacja imprez
Jest rozbudowanym narzędziem, które pozwoli na natychmiastową kalkulację kosztów. Wystarczy podać liczbę uczestników, potrzebne zasoby i czas trwania wydarzenia. To nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim szybka reakcja na zapytania ofertowe klientów.
Food & beverage cost
Pozwala na bieżąco analizować najważniejsze koszty związane z obsługą gastronomiczną. Dzięki temu unikniemy błędnych wycen i sprzedaży poniżej kosztu produkcji.
Raporty i analizy
Jedna z najważniejszym funkcji, gdzie nie tylko przy pomocy tabelek zaplanujemy harmonogram wydarzeń, ale przede wszystkim przygotujemy okresowe zestawienia. Ten rozbudowany moduł pozwoli nam podejmować strategiczne decyzje.
Zamówienia dla innych działów
Średnie i duże wydarzenia często angażują personel z różnych działów. Dzięki tej funkcji lepiej zaplanujemy pracę i zapotrzebowanie niezbędne do realizacji wydarzenia.
Jakość i profesjonalizm
Dodatkowy moduł imprez w systemie hotelowym to nie tylko większy profesjonalizm organizacyjny, ale również szybszy czas reakcji i eliminacja kosztownych pomyłek. Funkcjonujący w jednym systemie moduł pozwala na powiązanie bieżącej działalności obiektu z planowanymi imprezami. W ten sposób odciążamy również personel managerski, który może zająć się m.in. pozyskiwaniem nowych klientów i przygotowywaniem profesjonalnych ofert. Chcesz wiedzieć więcej o technologii GiP, która pomoże Ci w organizacji imprez i bankietów? Napisz do nas!
