Organizacja eventów w hotelu
Ostatnie dwadzieścia miesięcy w wielu branżach zdominował kryzys gospodarczy wywołany pandemią koronawirusa. Stopniowe luzowanie obostrzeń powoli stabilizuje m.in. branżę hotelarską, która musi jak najszybciej zacząć odrabiać straty. Jednym z elementów oferty są wszelkiego rodzaju wydarzenia, które są dobrą okazją do odzyskania pozycji i nadrobienia utraconych zysków. Jak w postpandemicznej rzeczywistości sprawić by organizacja eventów w hotelu była prosta oraz gwarantująca gościom satysfakcję i bezpieczeństwo?
Eventy siłą branży
W 2019 roku odnotowano rekordowe zainteresowanie usługami świadczonymi przez obiekty noclegowe. Według danych GUS z krótkotrwałego zakwaterowania skorzystało aż 35,7 mln osób. W tym samym roku skategoryzowano 105 nowych hoteli, które wprowadziły na rynek blisko 13 tys. miejsc noclegowych. Tak duże wzrosty generował m.in. cały sektor MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibiotions), który dla przykładu w samej Warszawie generuje w obiektach hotelowych między 30 a 50 proc. przychodów.
Szacuje się, że w roku poprzedzającym pandemię zorganizowano ponad 22 tys. spotkań, w których udział wzięło 16 300 000 gości z kraju i zagranicy. Zdecydowana większość kongresów, konferencji i szkoleń została zorganizowana z wykorzystaniem dużych obiektów noclegowych. Najpopularniejszymi miesiącami, w których organizowano najwięcej wydarzeń były: maj, czerwiec, wrzesień i październik. Najwięcej eventów organizowano w największych polskich miastach: Bydgoszczy, Gdańsku, Katowicach, Warszawie, Łodzi, Krakowie, Lublinie, Poznaniu i Toruniu.
Wyzwania dla przedsiębiorców
Sektor MICE ma również ogromne znaczenie dla narodowej gospodarki. Szacuje się, że rocznie branża dostarcza blisko 35 mld zł do państwowej kasy, stanowiąc przy tym 1,5 całego PKB. Wprowadzony 20 marca ubiegłego roku stan epidemii zatrzymał jednak prężnie rozwijający się sektor, który dysponuje największym potencjałem w Europie środkowo-wschodniej. Brak możliwości organizowania masowych wydarzeń i kwaterowania gości sprawił, że sektor MICE został zamrożony na blisko 20 miesięcy pogłębiając przy tym zobowiązania i straty.
Zniesione obostrzenia nie przyniosły jednak natychmiastowego zainteresowania organizacją eventów w hotelach. Obecne największym czynnikiem ryzyka jest wciąż panująca pandemia, w czasie której jednak odradza się część branży. Najbliższe miesiące będą dla sektora MICE ogromnym wyzwaniem, a rozwiązanie problemów kadrowych oraz zapewnienie uczestnikom bezpieczeństwa będą z pewnością miały ogromny wpływ na kształt i rozmiar organizowanych przedsięwzięć.
Organizacja eventów w hotelach
Przygotowanie wydarzeń dla kilkudziesięciu i kilkuset osób wymaga rzetelnego przygotowania i ścisłej organizacji. Najważniejsza jest przede wszystkim rozmowa z klientem, zdefiniowanie potrzeb i zaproponowanie rozwiązań. Każdy event należy także traktować jak pojedyncze i unikalne wydarzenie, które ma swój odrębny charakter.
Rolą organizatora jest dopasowanie możliwości obiektu do wymagań imprezy, stworzenie planu i scenariusza, który zostanie zaakceptowany przez obie strony. Przygotowany plan powinien opierać się głównie na trzech podstawowych modułach: zakwaterowanie, szkolenie oraz event wieczorny. W każdym z nich należy zwrócić uwagę na podstawowe elementy składowe, które poniżej wymieniamy.
Planowanie eventu - o czym nie zapomnieć
W przypadku wydarzeń konferencyjnych i korporacyjnych, aż 70 proc. z nich to wydarzenia jednodniowe. W takich przypadkach najważniejsze jest ustalenie godzin zakwaterowania i zarezerwowanie do dyspozycji pokoi przed standardowym check’in.
Zakwaterowanie:
- organizacja listy gości (ustalenie ilości pokoi i sposobu kwaterowania),
- ustalenie formy płatności za pobyt i usługi dodatkowe,
- transfer z lotniska, dworca lub innego obiektu,
- nadanie statusu VIPa wybranym uczestnikom i ustalenie zakresu szczególnego traktowania,
- administracja miejscami parkingowymi (rezerwacja miejsc i ustalenie dostępności).
Konferencja/szkolenie:
- ustalenie ram czasowych wydarzenia (dostępność sali, czas trwania eventu, godziny przerw i lunchu),
- przygotowanie obsługi według wcześniej ustalonego menu (akceptacja potraw z uwzględnieniem diet, życzeń specjalnych, kulturowych i religijnych obyczajów),
- aranżacja przestrzeni hotelu (rozlokowanie informacji graficznych, obrandowanie, przygotowanie strefy medialnej, biura i pomieszczeń specjalnych),
- przygotowanie sali (adaptacja przestrzeni do wymagań klienta, zapewnienie sprzętu, ustawienie stołów i krzeseł),
- stały kontakt z osobą decyzyjną, która jest odpowiedzialna za podejmowanie decyzji (ewentualne zmiany w scenariuszu, dodatkowe usługi i zamówienia),
Część rozrywkowa
Wiele eventów w hotelu kończy się wieczornym bankietem lub innymi atrakcjami o charakterze rozrywkowym. Podczas planowania tej części również nie można zapomnieć o kilku istotnych kwestiach.
Impreza wieczorna:
- ustalenie ram czasowych wydarzenia i szczegółowej agendy (powitanie, część oficjalna, dostępność baru i bufetu),
- przygotowanie i potwierdzenie menu wraz z formą podania i zakresem obsługi,
- określenie dostępności baru i sposobu dystrybucji napojów (welcome drink, serwowanie na stół, open bar czy oba rozwiązania jednocześnie),
- sposób organizacji stołów wraz z dekoracjami (oznaczenie miejsc, dekoracje specjalne),
- przygotowanie części oficjalnej, organizacja przestrzeni i sprzętu (wyświetlenie prezentacji, mównica, pomoc ze strony obsługi hotelowej),
- usługi specjalne i ich zakres: pokazy, prezentacje (np. pokaz laserów czy wykorzystanie dymu wymaga specjalnego przygotowania sali, wyłączenia czujników i oświetlenia),
- stały kontakt z osobą decyzyjną, która jest odpowiedzialna za podejmowanie decyzji (ewentualne zmiany w scenariuszu, dodatkowe usługi i zamówienia).
Na podstawie powyższych elementów każdego modułu można stworzyć indywidualny scenariusz dla każdego z zaplanowanych eventów w hotelu. Warto przede wszystkim pamiętać o unikalnych rozwiązaniach, którymi dysponuje obiekt aby znalazły swoje miejsce w planie wydarzenia.
