Jak rozliczać się z właścicielami apartamentów i się w tym nie pogubić?
Condohotele to jedyny sektor branży hotelarskiej, który oparł się pandemicznemu kryzysowi. Wciąż rosnące zainteresowanie inwestorów skutkuje dziś nowymi obiektami, które pojawiają się w coraz atrakcyjniejszych lokalizacjach. Panowanie nad krótkoterminowym najmem we współpracy z kontrahentami to jednak duże wyzwanie finansowo-logistyczne. Jak zapanować nad rozliczeniami i rzetelnie raportować wyniki?
Condohotel - zainteresowanie nadal rośnie
Według najnowszych danych statystycznych przedstawionych przez GUS, w skutek pandemii rynek hotelarski zmniejszył się w ubiegłym roku o 5,2 proc. Spadek dotyczy przede wszystkim lokalizacji peryferyjnych i małych obiektów, które nie przetrwały starcia z kryzysem. Przyczyną zakończenia działalności jest najczęściej niedobór personelu i przerost kosztów nad przychodami. Większość przedsiębiorców funkcjonujących w branży zdaje sobie jednak sprawę, że postpandemiczne odbicie niebawem nastąpi, a cały sektor wróci na kurs wzrostowy.
Optymizmu dostarczają przede wszystkim trendy i zachowania konsumentów. Pomimo rosnących cen (związanych z inflacją, kosztami pracowniczymi itd.) – nadal chętniej wybieramy destynacje krajowe. Zadziałało również rządowe pobudzenie rynku za pomocą bonów turystycznych, których w tym roku ZUS wydał aż 1,6 mln na kwotę blisko 1,5 mld zł. Na “odbicie” będą z pewnością gotowi inwestorzy, którzy w czasie pandemii nie zrezygnowali z lokowania środków w nieruchomości przeznaczone na krótkoterminowy najem.
Condohotele, czyli wieloapartamentowe obiekty coraz częściej można znaleźć w najbardziej atrakcyjnych turystycznie lokalizacjach. Pod koniec ubiegłego roku liczba tego typu obiektów wzrosła w Polsce o ponad 6 proc. dodając do rynku aż 2106 nowych apartamentów przeznaczonych na krótkoterminowy wynajem. W tym roku oddano do użytku już sześć nowych obiektów, które dysponują w sumie 860 apartamentami. Condohotele spełniają przede wszystkim aktualne oczekiwania konsumentów, którzy szukają coraz częściej większej swobody i niezależności. Krótkoterminowy najem apartamentów kusi przede wszystkim rodziny lub zorganizowane grupy, dla których to rozwiązanie jest również atrakcyjne cenowo.
Rzetelne rozliczenia i raporty dla condohoteli
Nowoczesne aparthotele to obiekty, na które składa się od kilkunastu do kilkuset mieszkań. W większości przypadków każde z nich posiada indywidualnego właściciela, który na etapie zawierania umowy z zarządcą określił procentowy podział dochodu z wynajmu. Opanowanie rozliczeń kilkuset lokali w przypadku krótkoterminowego najmu jest możliwe wyłącznie w oparciu o dedykowane oprogramowanie recepcyjne. Dzięki takim narzędziom, jak RH2 Apartamenty – zarządca obiektu może zdefiniować składniki przychodu np.:
- noclegi
- wyżywienie
- parkingi
- wartość brutto albo netto
- uwzględnienie prowizji (odliczenie od podstawy przychodu) należnej firmom zewnętrznym np. portalom OTA.
Na podstawie powyższych elementów składowych definiuje się sposób rozliczenia każdego apartamentu. Każda metoda rozliczenia jest identyfikowana w systemie indywidualnym kodem, opisanym w słowniku. Do każdego apartamentu przypisuje się kod wybranej metody, która jest podstawą do rozliczeń ujętych w raporcie.
Umożliwia to późniejsze generowanie obszernych raportów w dwóch wersjach:
- na podstawie sprzedaży wykonanej (tj. bieżącej realizacji) usług bez względu na finalne ich rozliczenie z gościem hotelowym.
- na podstawie dokumentów sprzedaży z wykazanymi usługami podlegającymi rozliczeniu
Powyższe raporty są generowane wraz z wyliczeniami przychodu w rozbiciu na część należną właścicielowi oraz część, która pozostaje u zarządcy. W pozycjach raportu dla każdego apartamentu wykazywane są wszystkie zrealizowane usługi podlagające rozliczeniu.
Raporty mogą też być przygotowywane w postaci arkusza EXCEL.
Umożliwia to zarządcy przygotowanie dla właścicieli finalnych rozliczeń okresowych, rozszerzonych o dodatkowe elementy specyficzne dla obiektu.
Dodatkowo właściciele apartamentów mogą na bieżąco monitorować dostępność i obłożenie w swoim apartamencie za pomocą dedykowanego portalu internetowego.
Dzięki takim narzędziom możliwe jest raportowanie i rozliczanie między właścicielami, a zarządcą, niezależnie od liczby dostępnych apartamentów, zrealizowanych najmów czy sprzedanych usług – wszystkie rozliczenia pozostają w systemie. Administrowanie obiektem wymaga znacznie mniejszego nakładu czasu pracy i pozwala skupić się na strategicznych działaniach rozwoju obiektu.
